Zarządzanie portfelem projektów w firmach technologicznych zatrudniających setki lub tysiące osób jest jednym z najtrudniejszych wyzwań organizacyjnych. Atlassian PPM – zbudowany na Jira Software, Jira Plans i BigPicture – oferuje odpowiedź na to wyzwanie, pod warunkiem że jest dobrze wdrożony i osadzony w realnych procesach firmy.
Oferta Atlassian Polska w zakresie PPM obejmuje zarówno narzędzia natywne (Jira Plans), jak i rozszerzenia marketplace (BigPicture) – wybór zależy od dojrzałości procesów zarządzania portfelem w organizacji.
Czym jest PPM i dlaczego standardowa Jira nie wystarcza
Project Portfolio Management to podejście do zarządzania wieloma projektami jednocześnie z perspektywy strategicznych celów organizacji. Standardowa Jira świetnie sprawdza się na poziomie zespołu – backlog, sprint, zadania. Ale gdy firma chce zobaczyć, jak powiązane są ze sobą inicjatywy czterdziestu zespołów, co blokuje dostarczenie wartości i jak rozłożone są zasoby ludzkie między projektami – potrzebuje czegoś więcej. Jira Plans i BigPicture wypełniają tę lukę.
Brak widoczności na poziomie portfela to nie tylko problem operacyjny – to problem strategiczny. Dyrekcja firmy podejmująca decyzje o alokacji budżetów i priorytetach nie może polegać wyłącznie na ręcznych raportach zbieranych od kierowników projektów. Atlassian PPM rozwiązuje ten problem, dostarczając zarządowi widok na żywo z danymi prosto z Jiry.
Jira Plans – widok na kilka poziomów wyżej
Jira Plans to natywny moduł Atlassian dostępny w ramach Jira Software Premium i Enterprise. Pozwala tworzyć wielopoziomowe plany obejmujące epiki, funkcje i inicjatywy rozłożone w czasie, z uwzględnieniem zależności między zadaniami i alokacji zasobów. Kluczową funkcją jest możliwość tworzenie scenariuszy – porównywania różnych wariantów planów przed zatwierdzeniem decyzji. Dla organizacji działających w modelu SAFe Plans staje się centrum koordynacji na poziomie PI Planning.
Plans pozwala również na modelowanie pojemności zespołów. Kierownik programu może zdefiniować dostępność poszczególnych zespołów, uwzględnić urlopy i zdarzenia zewnętrzne, a następnie sprawdzić, czy zaplanowane prace mieszczą się w dostępnych zasobach. To eliminuje jeden z najczęstszych problemów w zarządzaniu portfelem: planowanie bez uwzględnienia realnej pojemności.
BigPicture – elastyczność tam, gdzie Plans nie dociera
BigPicture to zewnętrzna aplikacja dostępna w Atlassian Marketplace, która rozszerza możliwości PPM o zaawansowane wykresy Gantta, zarządzanie ryzykiem i zasobami oraz widoki projektowe nieograniczone do struktury Jiry. Sprawdza się szczególnie w środowiskach mieszanych – agile i kaskada.
Integracja Atlassian PPM z ekosystemem firmy
Samo wdrożenie narzędzi to dopiero połowa sukcesu. Atlassian PPM generuje wartość wtedy, gdy jest zintegrowany z systemami, z których organizacja już korzysta: platformami HR do zarządzania zasobami, systemami finansowymi do śledzenia budżetów projektowych, narzędziami BI do raportowania dla zarządu. Sii projektuje te integrację z myślą o skalowalności – tak, by dodanie nowego projektu lub zespołu nie wymagało przebudowy całego systemu.
Integracja z systemami finansowymi to szczególnie ważny element w dużych organizacjach. Połączenie Jiry z systemem ERP pozwala na automatyczne raportowanie kosztów projektu w czasie rzeczywistym, eliminując konieczność ręcznego uzgadniania danych między PM a controllingiem.
Zarządzanie zasobami w Atlassian PPM
Jednym z najtrudniejszych wyzwań w zarządzaniu portfelem jest alokacja ludzi. Jira Plans pozwala na modelowanie pojemności zespołów w czasie, uwzględniając święta, urlopy i zdarzenia zewnętrzne. Menedżer portfela widzi, kiedy konkretny zespół jest przeciążony i może podjąć decyzję o przesunięciu prac przed wystąpieniem problemu. BigPicture wprowadza pełnowartościowy moduł zarządzania ryzykiem na poziomie programu, agregując dane i pokazując, które projekty są narażone na największe ryzyko opóźnienia.
O firmie Sii Polska
Sii Polska to firma z ponad 7 500 ekspertami i wieloletnią obecnością na rynku usług IT. W obszarze Atlassian jest jednym z nielicznych partnerów w Polsce posiadających status Platinum i specjalizację w Software Development dla EMEA. Sii stworzyło własny framework PPM dla Jiry, wdrożony z sukcesem w kilkudziesięciu dużych organizacjach w Polsce i za granicą.
Jak wygląda wdrożenie Atlassian PPM w praktyce
Wdrożenie PPM nie jest projektem tygodniowym. Sii realizuje je w fazach: pierwsza to audyt obecnych procesów i narzędzi, zdefiniowanie struktury portfela i celów raportowania. Druga – konfiguracja środowiska, szkolenia dla kierowników projektów i pilotaż z wybranym portfelem. Trzecia – pełne uruchomienie, onboarding wszystkich zespołów i uruchomienie dashboardów dla kadry zarządzającej. Takie podejście minimalizuje ryzyko odrzucenia narzędzia przez użytkowników.
